Gestão de ativos de TI (ITAM) para pequenas empresas: um guia prático

Uma funcionária do financeiro pede um computador novo porque o atual está lento. Alguém precisa decidir se vale trocar a máquina ou só fazer um upgrade, mas ninguém sabe ao certo quando ela foi comprada nem se ainda está na garantia. Na mesma semana, a impressora do escritório volta a falhar e o técnico pergunta quando foi a última manutenção. A resposta talvez esteja em algum e-mail antigo.

Situações assim são comuns em pequenas empresas. Um notebook vai para outra unidade e a planilha continua indicando a sala antiga. Um colaborador sai e leva dias para alguém confirmar quais equipamentos estavam com ele. Um monitor sobra no almoxarifado enquanto outro é comprado para um novo contratado.

Quase sempre a equipe é competente. O que falta é um processo de controle dos equipamentos de TI. As informações existem, só que espalhadas entre planilhas, notas fiscais, etiquetas e a memória de quem cuida da tecnologia.

Para começar, basta saber quais equipamentos existem, onde estão, quem usa cada um, em que condições se encontram e quando precisam de manutenção ou troca. Uma estrutura de governança mais formal pode ficar para depois, se um dia fizer falta.

Gestão de ativos de TI em poucas palavras

A norma ISO/IEC 19770-1, referência internacional no assunto, define gestão de ativos de TI (ITAM, de IT Asset Management) como a atividade coordenada de uma organização para obter valor dos seus ativos de TI. Obter valor, nesse caso, significa equilibrar custos, riscos e desempenho de cada recurso durante todo o tempo em que for usado.

Na prática, trata-se de manter informações confiáveis sobre cada equipamento desde a compra até o descarte. A norma deixa a divisão do ciclo de vida a critério de cada organização. Numa pequena empresa, ele costuma passar pelo planejamento da compra, pela aquisição, pela entrega ao usuário, pelo uso com manutenção e, por fim, pela substituição ou descarte. Cada etapa está explicada no artigo sobre o ciclo de vida de ativos de TI.

Uma lista de equipamentos registra o que existia no dia em que foi feita. A gestão de ativos atualiza esses registros a cada compra, troca ou reparo e usa as informações para decidir, por exemplo, quando substituir uma máquina ou se vale renovar um contrato de manutenção. O conceito completo, com o que entra no controle, está em o que é gestão de ativos de TI.

ITAM e ITSM (IT Service Management, gestão de serviços de TI) costumam aparecer juntos, mas têm focos diferentes. O ITAM cuida dos ativos ao longo do ciclo de vida. O ITSM trata da entrega dos serviços de TI, como o atendimento de chamados e o suporte aos usuários. A relação entre os dois está em ITAM e ITSM: diferenças e onde se encontram.

Quais são os ativos de TI de uma pequena empresa

Pela ISO/IEC 19770-1, ativo de TI é qualquer item que sirva para obter, processar, armazenar ou distribuir informação digital e que tenha valor para a organização. A norma inclui nessa conta os equipamentos (físicos ou virtuais), o software, as mídias, as licenças com seus comprovantes e os contratos. Serviços contratados, como software em nuvem, manutenção de hardware e suporte, também podem ser tratados como ativos. Já a informação em si, como o conteúdo de documentos e planilhas, fica de fora.

Esses ativos costumam se dividir em cinco grupos:

• Computadores e dispositivos: desktops, notebooks, monitores, tablets e celulares corporativos.
• Infraestrutura: servidores, roteadores, switches, pontos de acesso Wi-Fi, nobreaks e impressoras.
• Periféricos e acessórios: teclados, mouses, webcams, headsets, docks e outros itens que circulam entre os colaboradores.
• Software e serviços em nuvem: licenças de programas, sistemas de gestão e assinaturas como Microsoft 365 ou Google Workspace. Quando o controle se concentra só nessa parte, a norma chama de gestão de ativos de software (SAM, de Software Asset Management).
• Contratos: garantias estendidas, contratos de manutenção e de suporte, equipamentos alugados.

Nem todos esses itens pedem o mesmo nível de detalhe. A norma fala em ativo crítico, aquele que pode atrapalhar de verdade os objetivos do negócio se faltar. Um notebook de uso diário ou o servidor de arquivos justificam o registro de número de série, responsável, garantia e histórico de manutenção. Para um mouse, talvez baste saber a quantidade em estoque. O que entra no escopo do controle, e com que profundidade, é uma decisão interna.

Para quem está começando, o caminho mais simples é partir dos equipamentos físicos de maior valor e uso, como computadores, notebooks e impressoras. O inventário cresce aos poucos, conforme a rotina se firma.

Por que a gestão de ativos de TI vale a pena em uma empresa pequena

Com dez ou vinte computadores, a falta de um inventário confiável já causa problemas concretos. Os ganhos aparecem em decisões pequenas que se repetem ao longo do ano.

Saber quais equipamentos existem

Um inventário de TI centralizado reúne num só lugar o que hoje está espalhado. Cada ativo ganha um número de patrimônio, uma localização, um responsável e uma situação atual, como em uso, em estoque, em manutenção ou descartado. Quando alguém pergunta onde está o notebook que voltou do conserto, a resposta fica a uma consulta de distância. O artigo sobre controle patrimonial de equipamentos de TI mostra como numerar e identificar cada item.

Evitar compras desnecessárias

Sem informação, a empresa compra o que já tem. Um monitor esquecido no armário, um notebook devolvido por um ex-colaborador e nunca redistribuído, uma licença paga para quem já não usa o programa. Também acontecem trocas antes da hora, quando uma máquina é substituída por parecer velha, embora ainda dê conta do trabalho. Com o inventário em mãos, o gestor confere o que já existe antes de abrir uma nova compra.

Planejar manutenção e substituição

Registrar a data de compra, o prazo de garantia, as manutenções feitas e o estado de cada equipamento ajuda a antecipar problemas. A norma separa a ação preventiva, feita antes da falha, da ação corretiva, feita depois para que o problema não se repita. Com o histórico à vista, fica mais fácil acionar o fabricante antes do fim da garantia, identificar a impressora que dá defeito todo mês e prever quais computadores precisarão ser trocados no ano que vem. O checklist de manutenção preventiva de computadores organiza essas revisões por frequência.

Melhorar a segurança da informação

Conhecer os próprios dispositivos é o ponto de partida para protegê-los. Com um inventário atualizado, fica mais simples perceber um equipamento desconhecido na rede, organizar as atualizações de sistema e saber quais máquinas ainda usam versões antigas. O Center for Internet Security (CIS) coloca o inventário e controle dos ativos como o primeiro dos seus controles de segurança recomendados.

O inventário sozinho não impede ataques e não substitui antivírus, atualizações, backups ou controle de acesso. A contribuição dele é a visibilidade: é difícil proteger um equipamento que ninguém sabe que existe.

Organizar entregas e devoluções

Saber quem usa cada equipamento e onde ele está facilita a entrega de um notebook a um novo colaborador, a transferência de uma máquina entre setores e a devolução dos itens no desligamento. Com o registro disponível, dá para conferir o que precisa voltar sem depender da memória de ninguém. Um termo de responsabilidade de equipamentos formaliza a entrega e a devolução. Para técnicos e prestadores de suporte terceirizado, esse histórico também agiliza o atendimento.

Comprar com base em dados

Idade, estado, histórico de defeitos e uso são as informações que orientam uma boa compra. Com elas, o gestor prioriza a troca dos equipamentos que mais atrapalham o trabalho, justifica o investimento e evita comprar o que já está parado no estoque. Para o cálculo do valor atual dos equipamentos, veja o artigo sobre depreciação de equipamentos de informática.

Como fazer a gestão de ativos de TI na prática

Dá para começar sem consultoria nem processos burocráticos. Seis etapas bastam para montar uma base sólida.

1. Identifique os ativos. Percorra as salas, converse com os colaboradores e liste os equipamentos e recursos de tecnologia relevantes. Computadores e notebooks costumam ser o melhor ponto de partida, por concentrarem os itens de maior valor e uso.
2. Centralize as informações. Reúna tudo num único lugar, com número de patrimônio, tipo, fabricante, modelo, número de série, localização, responsável e situação de cada ativo, conforme fizer sentido para cada categoria.
3. Registre o que ajuda a decidir. Inclua data de compra, garantia, manutenções, movimentações e previsão de troca sempre que esses dados existirem e forem úteis.
4. Defina responsáveis. Determine quem pode cadastrar, atualizar e consultar os registros. Em geral, uma ou duas pessoas dão conta.
5. Mantenha o inventário atualizado. Registre compras, transferências, reparos, devoluções e descartes assim que acontecem. Uma conferência física a cada semestre, uma espécie de auditoria interna simples, corrige as diferenças que escaparam.
6. Use os dados para planejar. Consulte o inventário antes de comprar equipamentos, renovar contratos ou substituir máquinas.

O processo pode ser gradual. Um inventário que cobre só computadores e impressoras, mas está sempre certo, vale mais do que um cadastro completo que ninguém atualiza. O passo a passo do levantamento está no guia como fazer um inventário de TI.

Planilha ou software de gestão de ativos de TI?

Com poucos equipamentos e pouca movimentação, uma planilha bem organizada pode bastar. Ela não exige investimento, quase todo mundo sabe usar e dá para começar hoje.

Conforme a empresa cresce, a manutenção manual fica trabalhosa. Surgem cópias diferentes do mesmo arquivo, colunas preenchidas de formas distintas e nenhum histórico do que mudou, quando e por quem. Aos poucos a planilha deixa de refletir a realidade, e as pessoas param de confiar nela. Os sinais de que esse momento chegou estão no artigo sobre a planilha de inventário de TI.

Um software de gestão de ativos de TI reúne essas informações numa base única e simplifica as tarefas que se repetem: cadastrar um equipamento, registrar uma transferência, consultar o que está com cada colaborador.

A escolha depende do momento. Se a planilha está atualizada e atende bem, ela cumpre seu papel. Se o controle virou fonte de dúvida e retrabalho, vale avaliar uma ferramenta própria para isso.

O que avaliar em um software de gestão de ativos de TI

A melhor ferramenta é a que a equipe consegue usar todos os dias. Um sistema simples e bem alimentado costuma render mais do que uma plataforma corporativa cheia de recursos que ninguém vai usar. Na avaliação, observe:

• cadastro e identificação dos equipamentos, com número de patrimônio;
• inventário centralizado e fácil de consultar;
• registro da localização e do responsável por cada ativo;
• histórico das movimentações e da situação de cada item;
• registro de compra, garantia e manutenção;
• busca, filtros e relatórios úteis no dia a dia;
• facilidade para atualizar os registros;
• controle de quem acessa as informações;
• custo compatível com o porte da empresa;
• implantação simples, com pouca necessidade de treinamento.

Nem toda solução oferece tudo isso. Antes de decidir, confira as funcionalidades, as condições comerciais e o suporte. Se possível, teste a ferramenta com alguns equipamentos reais para ver se ela se encaixa na rotina.

Como o Invbox ajuda na gestão de ativos de TI

O Invbox é um software de gestão de ativos de TI feito para pequenas e médias empresas que querem sair da planilha sem montar um projeto de implantação. Ele roda no navegador, sem instalação, e tem um plano gratuito para até 20 ativos.

Cada equipamento ganha uma ficha com categoria, número de série, responsável, localidade, departamento, fornecedor, nota fiscal, data e preço de compra e fim da garantia. O número de patrimônio é gerado automaticamente com o prefixo da empresa, e a ficha mostra quantos dias de garantia ainda restam. Os status disponíveis são Ativo, Manutenção, Inativo e Descartado.

Toda troca de responsável, local ou departamento fica registrada no histórico do ativo, com data e hora, em todos os planos, inclusive no gratuito. As manutenções entram com descrição, data e custo. No painel, a saúde do inventário aponta cadastros incompletos, como ativos sem fornecedor ou com mais de quatro anos, e o valor estimado mostra quanto os equipamentos valem hoje depois da depreciação.

Quem já controla os equipamentos numa planilha pode importá-la em CSV ou Excel, tanto no plano gratuito quanto no Pro. No Pro, cada ativo ganha ainda uma etiqueta com QR Code que leva direto à ficha, e a lista filtrada pode ser exportada em PDF ou Excel.

Esses recursos cobrem boa parte dos critérios da lista acima. Vale aplicar ao Invbox o mesmo teste sugerido para qualquer ferramenta: cadastrar alguns equipamentos reais e ver se o registro acompanha a rotina.

Gestão de ativos de TI não precisa ser complicada

Uma boa gestão começa com visibilidade e organização. Saber o que existe, onde cada item está, quem usa e em que estado se encontra evita boa parte dos contratempos do dia a dia, das compras duplicadas às trocas feitas às pressas.

A gestão de ativos de TI numa pequena empresa pode começar com um inventário básico, ganhar uma rotina simples de atualização e crescer conforme a necessidade. Constância pesa mais do que a sofisticação da ferramenta.