O que é gestão de ativos de TI e por onde começar

Gestão de ativos de TI é o conjunto de práticas que permite responder, a qualquer momento, quatro perguntas sobre cada equipamento e software da empresa: o que é, onde está, quem usa e quanto custou (e ainda custa). Quando essas respostas existem e estão atualizadas, comprar, trocar, consertar ou auditar deixa de depender da memória de alguém.

Em empresas grandes o assunto costuma aparecer com a sigla ITAM (de IT Asset Management) e vir acompanhado de normas, ferramentas de descoberta automática e equipes dedicadas. Numa empresa de 15, 40 ou 80 pessoas, o problema é o mesmo, só que em escala menor: notebooks que ninguém sabe com quem ficaram, licenças pagas para quem já saiu, garantia vencida descoberta no dia em que a máquina para.

O que conta como ativo de TI

Ativo de TI é qualquer item de tecnologia que tem valor para a empresa e precisa ser acompanhado ao longo do tempo. Na prática, ele cai em três grupos.

Hardware. Notebooks, desktops, monitores, celulares corporativos, tablets, impressoras, roteadores, switches, servidores, nobreaks. Periféricos baratos (mouse, teclado, headset) entram se a empresa quiser saber quem recebeu o quê; muitas preferem registrar apenas a entrega, sem acompanhar cada unidade.

Software e assinaturas. Licenças perpétuas, assinaturas mensais ou anuais (pacote de escritório, antivírus, ferramentas de design, ERP), certificados digitais e domínios. Aqui o controle é sobre quantidade contratada, quantidade em uso e data de renovação.

Itens com contrato. Equipamentos alugados, linhas de celular, links de internet, contratos de manutenção. O ativo físico pode nem ser da empresa, mas o custo e a responsabilidade são.

O que a gestão de ativos acompanha

Uma lista com nome e número de série é o ponto de partida, mas não é gestão. O que transforma a lista em gestão são as informações que mudam com o tempo e as decisões que elas permitem tomar.

O histórico é a parte que as planilhas costumam perder. Quando um notebook muda de mãos, a célula “responsável” é sobrescrita e a informação anterior some. Meses depois, ninguém sabe dizer quem estava com a máquina quando a tela quebrou.

Por que vale o esforço

Os ganhos aparecem em situações bem concretas.

Compras. Antes de aprovar um notebook novo para um contratado, dá para ver se existe algum parado no estoque ou voltando de um desligamento. Equipamento esquecido no armário é dinheiro imobilizado.

Desligamentos. Com a lista do que estava com cada pessoa, a devolução vira um checklist em vez de uma lembrança. Isso vale para hardware e para acessos: a licença que fica ativa depois da saída continua sendo cobrada.

Manutenção e garantia. Saber a data de compra e o prazo de garantia evita pagar por um conserto que o fabricante cobriria.

Segurança. Um equipamento que não está no inventário não recebe atualização, não tem antivírus conferido e não entra na política de backup. O primeiro controle da lista do CIS Controls, referência bastante usada em segurança, é justamente manter o inventário e controle dos ativos da empresa.

Contabilidade. Computadores têm prazo de depreciação definido pela Receita Federal. Sem data e valor de compra, esse cálculo vira estimativa. Falamos disso no artigo sobre ciclo de vida de ativos de TI.

Quem é responsável

Em empresas pequenas, a gestão de ativos costuma ficar com quem já cuida da TI: um analista, um prestador externo ou alguém do administrativo que “entende de computador”. Não precisa de um cargo novo. Precisa de três definições claras:

1. Um dono do processo, que mantém o cadastro em dia e responde por ele.
2. Um responsável por equipamento, normalmente a pessoa que usa, que confirma o recebimento e avisa quando algo muda.
3. Uma regra de quando atualizar: toda entrega, devolução, envio para conserto e descarte gera um registro no mesmo dia.

Sem o item 3, qualquer inventário envelhece rápido. É o motivo mais comum de planilhas abandonadas, assunto do artigo sobre limitações da planilha de inventário.

Como começar em uma pequena empresa

Começar pequeno funciona melhor do que tentar mapear tudo de uma vez.

1. Defina o escopo da primeira rodada

Escolha os itens de maior valor ou maior risco: notebooks, desktops e celulares corporativos. Monitores, periféricos e softwares entram na segunda rodada.

2. Escolha os campos mínimos

Tipo, marca e modelo, número de série, responsável, local, status, data de compra. Se a empresa usa plaqueta de patrimônio, inclua o número. Campos demais atrasam o levantamento e ficam vazios.

3. Faça o levantamento físico

Passe mesa por mesa, confira o número de série na etiqueta do equipamento e confirme o responsável com a própria pessoa. Para quem trabalha remoto, peça uma foto da etiqueta. O passo a passo completo está no guia como fazer um inventário de TI.

4. Combine a rotina de atualização

Defina quem registra entregas e devoluções e em quanto tempo. Uma conferência geral a cada seis meses ajuda a corrigir o que escapou.

5. Revise depois de um mês

Veja quais campos ninguém preencheu e quais faltaram. Ajuste antes de expandir para outros tipos de ativo.

Gestão de ativos e ITAM: é a mesma coisa?

Na prática, sim. ITAM é o nome do mesmo processo quando ele é formalizado com políticas, papéis e indicadores, como descreve a norma ISO/IEC 19770-1. Para uma pequena empresa, a norma serve mais como referência de boas práticas do que como meta de certificação. A relação entre ITAM e o atendimento de chamados (ITSM) está explicada em ITAM e ITSM: diferenças e onde se encontram.

O essencial

Gestão de ativos de TI começa com uma lista confiável e se sustenta com uma rotina simples de atualização. O que separa um inventário útil de uma planilha esquecida é o registro de cada mudança no momento em que ela acontece: quem recebeu, quem devolveu, o que foi para o conserto. Com isso em dia, as decisões de compra, troca e descarte passam a ter base.