Como fazer controle patrimonial de equipamentos de TI (com plaqueta ou QR Code)

Controle patrimonial de equipamentos de TI é dar a cada bem um número único, fixar esse número no próprio equipamento e manter um registro atualizado de onde ele está, com quem e em que situação. O número pode ir numa plaqueta tradicional ou numa etiqueta com QR Code. A escolha muda a forma de ler a identificação; o processo de cadastro, movimentação e conferência é o mesmo nos dois casos.

O inventário de TI é o levantamento que mostra o que existe hoje. O controle patrimonial parte dele e cuida das entregas, trocas, consertos e baixas que acontecem até a próxima conferência. Os oito passos abaixo seguem essa ordem.

1. Decida o que recebe número de patrimônio

Para a contabilidade, patrimônio é o que entra no ativo imobilizado. Para a TI, interessa também o que guarda dados ou dá acesso aos sistemas da empresa, mesmo que seja barato. Um celular antigo usado só para receber códigos de autenticação vale pouco e, se sumir, dá trabalho.

Uma lista que costuma funcionar em empresas pequenas:

• notebooks, desktops e servidores;
• monitores;
• celulares e tablets;
• impressoras e multifuncionais;
• roteadores, switches e outros equipamentos de rede.

Mouse, teclado e cabos costumam ficar de fora. Itens de até R$ 1.200 podem ser lançados direto como despesa na contabilidade, como explica o texto sobre depreciação de equipamentos de informática, e a empresa decide se quer controlá-los mesmo assim.

2. Crie uma numeração que não precise mudar

O número de patrimônio acompanha o equipamento do começo ao fim. Algumas regras evitam retrabalho:

• Use uma sequência simples, com prefixo e zeros à esquerda, como PAT-0001, PAT-0002. Os zeros mantêm a lista na ordem certa quando ela é ordenada como texto numa planilha.
• Deixe local e área fora do número. O notebook que hoje está no financeiro vai para o comercial no ano que vem, e o número continuaria dizendo “financeiro”.
• Nunca reaproveite números. O número de um equipamento baixado fica aposentado, para que o histórico antigo não se misture com o de um aparelho novo.
• Registre também o número de série. O patrimônio é o número da empresa; o de série, do fabricante. Os dois entram no cadastro, e o de série é o que vale com a assistência técnica.

Se a empresa tem mais de um CNPJ ou filial, um prefixo por unidade (SP-0123, RJ-0045) ajuda, desde que a transferência entre unidades não exija trocar a etiqueta. Na dúvida, mantenha uma sequência única e registre a unidade no cadastro.

O Invbox gera o número de patrimônio a cada cadastro, com o prefixo definido nas configurações da empresa. Quem já tem plaquetas numeradas pode digitar o número existente no lugar do gerado.

3. Cadastre cada equipamento

O cadastro reúne o que se sabe sobre o bem:

Registre o número da nota fiscal ou a chave de acesso da NF-e, que tem 44 dígitos, e guarde o arquivo numa pasta organizada pelo mesmo número. A nota é pedida na garantia, no seguro e na contabilidade, e costuma ser o documento mais difícil de achar três anos depois.

No Invbox, os status disponíveis são Ativo, Manutenção, Inativo e Descartado. O equipamento guardado no estoque pode ficar como Inativo, e o baixado, como Descartado. O campo de nota fiscal aceita a chave de 44 dígitos. Quem já tem uma planilha pode importá-la em CSV ou Excel: o sistema usa o número de série para reconhecer equipamentos já cadastrados e inclui nas listas de apoio os responsáveis, locais e fornecedores que ainda não existiam.

4. Escolha entre plaqueta e etiqueta com QR Code

Plaqueta de patrimônio

A plaqueta traz o número e, em geral, o nome da empresa. Os tipos mais comuns são:

• Alumínio, gravada ou impressa. É a mais resistente e aguenta limpeza e atrito.
• Poliéster adesivo. Mais barata, impressa em gráfica ou na própria empresa com impressora de etiquetas.
• Destrutível ou “void”. Rasga ou deixa uma marca quando alguém tenta remover, o que dificulta trocar plaquetas entre equipamentos.

Para conferir uma plaqueta, alguém lê o número e procura na lista ou digita no sistema. Funciona, mas é nessa digitação que os erros aparecem.

Etiqueta com QR Code

A etiqueta com QR Code guarda o número do patrimônio ou um link para o cadastro do equipamento. Na conferência, a câmera do celular lê o código e abre o registro certo, sem digitação. Uma boa prática é imprimir o número também em texto, ao lado do código, para que a etiqueta continue legível se o QR Code for riscado.

O código deve levar apenas o identificador ou o link. Nome do responsável e outros dados pessoais ficam no cadastro, protegido por login, e não impressos numa etiqueta que qualquer pessoa pode ler. O QR Code gerado pelo Invbox segue essa regra: ele contém só o endereço do ativo no sistema.

Etiquetas de papel comum desbotam e descolam. Para equipamentos que viajam, como notebooks, prefira poliéster ou vinil impressos em impressora térmica com fita de resina, ou peça ao fornecedor de plaquetas uma versão em alumínio com QR Code.

Comparação

Muitas empresas combinam as duas: plaqueta de alumínio nos bens fixos e etiqueta com QR Code nos que circulam mais.

Onde colar

• Notebook: na tampa externa ou na base, longe das saídas de ar. Não cubra a etiqueta do fabricante com o número de série.
• Desktop: na lateral ou na frente do gabinete, num ponto visível sem arrastar o equipamento.
• Monitor: na parte de trás ou na base.
• Celular: a etiqueta na capa se perde quando a capa é trocada. Cole no aparelho, por baixo da capa, e use o IMEI do cadastro como identificador principal.

Mantenha o mesmo lugar para o mesmo tipo de equipamento. Na conferência, ninguém perde tempo procurando a etiqueta.

5. Ligue cada equipamento a um responsável

Todo bem em uso precisa ter uma pessoa responsável. Para equipamentos compartilhados, como impressoras ou o notebook da sala de reunião, o responsável pode ser o gestor da área, e o local passa a ser a informação principal.

A entrega formal é feita com o termo de responsabilidade de equipamentos, que traz o número de patrimônio e o de série de cada item. Sem esse documento, o cadastro diz com quem o equipamento deveria estar, e a empresa não tem como provar a entrega.

6. Registre as movimentações no dia em que acontecem

Entregas, devoluções, transferências entre filiais, envios para conserto e empréstimos mudam o registro. Cada movimentação deve gerar uma linha nova no histórico, com data e responsável, sem apagar a anterior. É esse histórico que responde, meses depois, com quem estava o notebook quando a tela quebrou.

Quem usa o Invbox faz a movimentação editando o responsável, a localidade ou o departamento do ativo. O histórico registra a mudança de um nome para o outro com data e hora, e a data é a da edição. Atualizar o cadastro no dia da entrega mantém essa data correta.

Combine quem registra cada tipo de movimentação. Em empresa pequena, costuma ser a mesma pessoa que entrega e recebe os equipamentos.

7. Confira o registro com o que existe de fato

A conferência compara o cadastro com o mundo real. Uma vez por ano é o mínimo; a cada seis meses, se há muita entrada e saída de pessoas. Quando o QR Code leva ao cadastro, dá para percorrer o escritório com o celular e abrir cada registro na hora.

A lista de ativos do Invbox pode ser filtrada por localidade, departamento ou responsável. No plano Pro, a lista filtrada sai em PDF ou Excel, o que dá uma folha de conferência por sala. O painel de saúde do inventário também aponta cadastros incompletos, como ativo sem fornecedor, e abre a lista desses itens para correção.

Três tipos de divergência aparecem com frequência:

• Equipamento cadastrado e não encontrado. Abra uma pendência e procure com o último responsável registrado.
• Equipamento encontrado sem etiqueta. Cadastre e identifique. Pode ser compra que não passou pela TI.
• Etiqueta no equipamento errado. O número de série no cadastro não bate com o do aparelho. Corrija o registro e descubra quando a troca aconteceu.

O roteiro completo de levantamento e cruzamento com as compras está no guia de como fazer um inventário de TI.

8. Dê baixa sem apagar o registro

Venda, doação, descarte, perda e roubo encerram a vida do bem na empresa. Mude o status para “baixado”, registre a data, o motivo e quem autorizou, e guarde os comprovantes: boletim de ocorrência no caso de roubo, certificado de descarte, recibo de doação. Antes de o equipamento sair, os dados precisam ser apagados de forma segura. As regras de descarte de eletroeletrônicos estão resumidas no texto sobre o ciclo de vida de ativos de TI.

O registro de um bem baixado continua no sistema. Ele é a prova de que o equipamento saiu de forma regular e evita que o número seja reaproveitado.

Um bem baixado no Invbox recebe o status Descartado e continua na lista de ativos e no histórico, fora do cálculo de depreciação. O status não pede motivo nem destino; registre essas informações, com o número do comprovante, no campo Observação do ativo.

Erros comuns

• Número de patrimônio com o nome da área. Na primeira transferência, a etiqueta passa a informar errado.
• Etiqueta sobre o número de série. A assistência técnica pede o número do fabricante, e ele fica escondido.
• Equipamento etiquetado e cadastro desatualizado. A etiqueta está lá, mas o registro ainda aponta para quem saiu da empresa.
• Registro apagado na baixa. Some a prova de que o bem saiu de forma regular.
• Etiqueta de papel em notebook. Em poucos meses de mochila, ela fica ilegível.

Como fazer isso sem uma planilha de patrimônio

Histórico de movimentações e um registro único, consultado por todos, são os pontos em que a planilha costuma falhar. No Invbox, o cadastro reúne categoria, responsável, localidade e departamento de cada ativo, e as movimentações ficam no histórico desde o plano gratuito. No plano Pro, cada ativo tem um QR Code para baixar, imprimir e colar no equipamento.