Control de activos fijos de TI: etiquetas de inventario o código QR

Controlar los activos fijos de TI es dar a cada equipo un número único, fijar ese número en el propio equipo y mantener un registro actualizado de dónde está, quién lo tiene y en qué situación se encuentra. El número puede ir en una etiqueta de inventario tradicional o en una etiqueta con código QR. La elección cambia la forma de leer la identificación; el registro, los movimientos y los recuentos funcionan igual en los dos casos.

El inventario de TI es el levantamiento que muestra lo que existe hoy. El control de activos parte de él y se ocupa de las entregas, cambios, reparaciones y bajas que ocurren hasta el siguiente recuento. Los ocho pasos de abajo siguen ese orden.

1. Decide qué recibe número de activo

Para la contabilidad, el activo fijo es lo que entra en el inmovilizado. A TI le interesa además todo lo que guarda datos o da acceso a los sistemas de la empresa, aunque sea barato. Un móvil viejo que solo se usa para recibir códigos de verificación vale poco y, si desaparece, da trabajo.

Una lista que suele funcionar en empresas pequeñas:

• portátiles, equipos de escritorio y servidores;
• monitores;
• móviles y tabletas;
• impresoras y multifunción;
• routers, switches y otros equipos de red.

Ratones, teclados y cables suelen quedar fuera. Los elementos de poco valor muchas veces pueden llevarse a gasto en el momento de la compra en lugar de amortizarse, como explica el artículo sobre amortización de equipos informáticos, y la empresa decide si quiere controlarlos de todos modos.

2. Crea una numeración que no tenga que cambiar

El número de activo acompaña al equipo de principio a fin. Algunas reglas evitan rehacer trabajo:

• Usa una secuencia simple, con prefijo y ceros a la izquierda, como PAT-0001, PAT-0002. Los ceros mantienen la lista en orden cuando se ordena como texto en una hoja de cálculo.
• Deja la ubicación y el área fuera del número. El portátil que hoy está en Finanzas pasará a Ventas el año que viene, y el número seguiría diciendo “Finanzas”.
• No reutilices números. El número de un equipo dado de baja se retira con él, para que su historial no se mezcle con el de uno nuevo.
• Registra también el número de serie. El número de activo es de la empresa; el de serie, del fabricante. Los dos van en el registro, y el de serie es el que pide el servicio técnico.

Si la empresa tiene varias sociedades o sedes, un prefijo por sede (MAD-0123, MEX-0045) puede ayudar, siempre que mover un equipo entre sedes no obligue a cambiar la etiqueta. Ante la duda, mantén una sola secuencia y registra la sede en la ficha.

Invbox genera el número de activo en cada alta, con el prefijo definido en la configuración de la empresa. Si ya tienes etiquetas numeradas, puedes escribir el número existente en lugar del generado.

3. Registra cada equipo

La ficha reúne lo que se sabe del equipo:

Anota el número de factura y guarda el archivo en una carpeta organizada por ese mismo número. La factura se pide en la garantía, en el seguro y en la contabilidad, y suele ser el documento más difícil de encontrar tres años después.

Invbox tiene cuatro estados: activo, mantenimiento, inactivo y descartado. El equipo guardado en el almacén puede quedar como inactivo, y el dado de baja, como descartado. Si ya tienes una hoja de cálculo, puedes importarla en CSV o Excel: el sistema usa el número de serie para reconocer los equipos ya registrados y añade a sus listas de apoyo los responsables, ubicaciones y proveedores que todavía no existían.

4. Elige entre etiqueta de inventario y etiqueta con código QR

Etiqueta de inventario tradicional

La etiqueta lleva el número y, en general, el nombre de la empresa. Los tipos más comunes son:

• Aluminio, grabado o impreso. Es la más resistente y aguanta la limpieza y el roce.
• Poliéster adhesivo. Más barata, la imprime una imprenta o la propia empresa con una impresora de etiquetas.
• Destructible o “VOID”. Se rompe o deja una marca cuando alguien intenta quitarla, lo que dificulta cambiar etiquetas entre equipos.

Para comprobar una etiqueta, alguien lee el número y lo busca en una lista o lo escribe en el sistema. Funciona, aunque es al teclear cuando aparecen los errores.

Etiqueta con código QR

La etiqueta con código QR guarda el número de activo o un enlace a la ficha del equipo. En el recuento, la cámara del móvil lee el código y abre la ficha correcta, sin teclear nada. Conviene imprimir también el número en texto junto al código, para que la etiqueta siga siendo legible si el QR se raya.

El código debe llevar solo el identificador o el enlace. El nombre del responsable y otros datos personales se quedan en la ficha, protegida por contraseña, y no impresos en una etiqueta que cualquiera puede leer. Los códigos QR que genera Invbox siguen esta regla: contienen solo la dirección del activo en el sistema.

Las etiquetas de papel normal se destiñen y se despegan. Para los equipos que viajan, como los portátiles, elige poliéster o vinilo impresos en una impresora de transferencia térmica con cinta de resina, o pide a tu proveedor de etiquetas una versión de aluminio con código QR.

Comparación

Muchas empresas combinan las dos: placas de aluminio en los equipos fijos y etiquetas con QR en los que se mueven más.

Dónde pegarla

• Portátil: en la parte exterior de la tapa o en la base, lejos de las rejillas de ventilación. No tapes la etiqueta del fabricante con el número de serie.
• Equipo de escritorio: en el lateral o en el frente de la torre, en un lugar visible sin mover el equipo.
• Monitor: en la parte trasera o en la base.
• Móvil: la etiqueta en la funda se pierde cuando se cambia la funda. Pégala en el propio móvil, debajo de la funda, y usa el IMEI de la ficha como identificador principal.

Usa el mismo lugar para el mismo tipo de equipo. En el recuento, nadie pierde tiempo buscando la etiqueta.

5. Asigna cada equipo a un responsable

Todo equipo en uso necesita una persona responsable. En los equipos compartidos, como las impresoras o el portátil de la sala de reuniones, el responsable puede ser quien dirige el área, y la ubicación pasa a ser el dato principal.

La entrega formal se hace con el acta de entrega y responsabilidad de equipos, que recoge el número de activo y el de serie de cada elemento. Sin ese documento, la ficha dice quién debería tener el equipo, y la empresa no tiene cómo probar la entrega.

6. Registra los movimientos el mismo día

Entregas, devoluciones, traslados entre sedes, reparaciones y préstamos cambian el registro. Cada movimiento debe generar una línea nueva en el historial, con la fecha y el responsable, sin borrar la anterior. Ese historial es el que responde, meses después, quién tenía el portátil cuando se rompió la pantalla.

En Invbox, un movimiento se registra editando el responsable, la ubicación o el departamento del activo. El historial guarda el cambio de un nombre a otro con fecha y hora, y esa fecha es la de la edición. Actualizar la ficha el día de la entrega mantiene la fecha correcta.

Acuerda quién registra cada tipo de movimiento. En una empresa pequeña, suele ser la misma persona que entrega y recibe los equipos.

7. Compara el registro con la realidad

El recuento físico compara las fichas con lo que hay. Una vez al año es el mínimo; cada seis meses, si entra y sale mucha gente. Cuando el código QR enlaza con la ficha, puedes recorrer la oficina con el móvil y abrir cada registro al momento.

La lista de activos de Invbox se puede filtrar por ubicación, departamento o responsable. En el plan Pro, la lista filtrada se exporta a PDF o Excel, lo que da una hoja de recuento por sala. El panel de salud del inventario también señala fichas incompletas, como activos sin proveedor, y abre la lista de esos elementos para corregirlos.

Tres tipos de diferencia aparecen a menudo:

• Registrado y no encontrado. Abre un pendiente y consulta con el último responsable registrado.
• Encontrado sin etiqueta. Regístralo e identifícalo. Puede ser una compra que no pasó por TI.
• Etiqueta en el equipo equivocado. El número de serie de la ficha no coincide con el del equipo. Corrige el registro y averigua cuándo ocurrió el cambio.

La rutina completa de levantamiento y comparación con las compras está en la guía sobre cómo hacer un inventario de TI.

8. Da de baja sin borrar el registro

Una venta, donación, desecho, pérdida o robo cierra la vida del equipo en la empresa. Cambia el estado a dado de baja, anota la fecha, el motivo y quién lo autorizó, y guarda los comprobantes: la denuncia en caso de robo, el certificado de reciclaje, el recibo de donación. Antes de que el equipo salga, hay que borrar los datos de forma segura. Las normas sobre residuos electrónicos están resumidas en el artículo sobre el ciclo de vida de los activos de TI.

La ficha de un equipo dado de baja sigue en el sistema. Es la prueba de que salió por los cauces correctos y evita que su número se reutilice.

Un activo dado de baja en Invbox recibe el estado descartado y sigue en la lista de activos y en el historial, fuera del cálculo de la amortización. El estado no pide motivo ni destino, así que registra esa información, con el número del comprobante, en el campo de observaciones del activo.

Errores frecuentes

• Nombre del área en el número de activo. Tras el primer traslado, la etiqueta queda mal.
• Etiqueta sobre el número de serie. El servicio técnico pide el número del fabricante, y queda tapado.
• Equipo etiquetado y ficha desactualizada. La etiqueta está, pero la ficha sigue apuntando a alguien que ya se fue.
• Ficha borrada en la baja. Desaparece la prueba de que el equipo salió como debía.
• Etiqueta de papel en un portátil. Tras unos meses en la mochila, ya no se puede leer.

Cómo hacerlo sin una hoja de cálculo de activos

Un historial de movimientos y un registro único que todos consultan son los puntos donde la hoja de cálculo suele fallar. En Invbox, la ficha reúne la categoría, el responsable, la ubicación y el departamento de cada activo, y los movimientos quedan en el historial en todos los planes, incluido el gratuito. En el plan Pro, cada activo tiene un código QR para descargar, imprimir y pegar en el equipo.