Acta de entrega y responsabilidad de equipos: plantilla para portátil y móvil

El acta de entrega y responsabilidad de equipos es el documento que firma una persona al recibir un portátil, un móvil u otro bien de la empresa. En ella queda registrado qué se entregó, en qué estado, para qué se puede usar y qué pasa si el equipo se pierde, se daña o no vuelve cuando la persona deja la empresa. En México se conoce también como carta responsiva. Más abajo hay una plantilla para adaptar, con los cambios necesarios para móviles de empresa y teletrabajo.

Para el área de TI, el acta firmada es además la prueba de la entrega. Muestra quién tenía cada equipo y desde qué fecha, que es la información que se registra en la etapa de entrega y uso del ciclo de vida de los activos de TI.

Cuándo usarla

Conviene firmar un acta nueva cada vez que un bien de la empresa pasa a manos de una persona:

• al incorporarse, junto con el equipo de trabajo;
• al cambiar de equipo, cerrando el acta anterior y firmando otra para el equipo nuevo;
• en préstamos temporales, como el portátil de reserva que se usa mientras el propio está en reparación;
• al enviar elementos para el teletrabajo, como un monitor, unos auriculares o una silla.

Las personas en prácticas y los proveedores externos también firman. Para quien no es empleado, el acta funciona como anexo del convenio de prácticas o del contrato de servicios, y las reglas sobre descuentos en la nómina que se comentan más adelante no se aplican de la misma forma.

Qué tiene que incluir

Plantilla de acta de entrega para portátil

Copia el texto, cambia lo que está entre corchetes y ajusta las cláusulas a la política de tu empresa.

Acta para el móvil de empresa

El móvil pide algunos campos y cláusulas más:

• IMEI del dispositivo, que aparece al marcar *#06#. Es el identificador que usan las operadoras para bloquear un móvil robado.
• Número de línea, operadora y tarifa, cuando la SIM también es de la empresa.
• Bloqueo de pantalla obligatorio y prohibición de quitar la gestión remota, si la empresa la usa.
• Regla para las cuentas personales. En el iPhone, una cuenta de Apple personal activa el Bloqueo de activación, y en Android la cuenta de Google hace algo parecido con la protección contra el restablecimiento de fábrica. Si la persona se va sin cerrar sesión, el móvil vuelve bloqueado. El acta puede exigir que la cuenta se desvincule en la devolución, o la empresa puede configurar los móviles con cuentas corporativas desde el principio.
• Aviso inmediato de pérdida o robo, para bloquear la línea y el dispositivo.
• Uso de datos e itinerancia, si hay reglas para llamadas internacionales, roaming o consumo por encima de la tarifa.

Un cuidado con la jornada. El acta trata de la custodia del móvil y no debe usarse para exigir disponibilidad fuera del horario de trabajo. Las guardias y el derecho a la desconexión, donde existan, se regulan en una política aparte, revisada por quien lleve los temas laborales.

Acta para el teletrabajo

Quien trabaja desde casa suele recibir más cosas que el portátil. En varios países, la ley o el convenio colectivo establecen quién paga los equipos, su mantenimiento y los gastos del trabajo a distancia, así que conviene revisar las normas del lugar donde trabaja cada persona.

En la práctica, el acta puede listar los equipos entregados y remitir a la política o al acuerdo de teletrabajo para el mantenimiento y los reembolsos. Incluye también:

• la dirección donde quedarán los equipos;
• quién organiza y paga el envío en la entrega, en las reparaciones y en la devolución;
• qué hacer cuando algo necesita reparación, ya que la persona no puede acercarse a la mesa de TI.

Qué puede cobrar la empresa por un daño

Aquí la legislación de cada lugar es lo que más pesa. Las normas sobre descontar de la nómina el daño a un equipo varían mucho: en muchos países solo se admite con autorización previa y por escrito, en otros se limita la cantidad o se exige una resolución judicial, y en general el descuento no puede dejar el salario por debajo del mínimo legal. La cláusula de daños de la plantilla deja constancia del acuerdo, pero la ley local prevalece sobre ella.

Algunos principios valen casi en cualquier lugar:

• Comprueba qué pasó. Registra los hechos, escucha a la persona y guarda el presupuesto o el informe técnico de la reparación. Un cobro automático, sin revisión, es la posición más débil ante cualquier reclamación.
• El desgaste y los defectos son un costo de la empresa. Una batería que perdió capacidad o una pantalla que falló sola no son responsabilidad de quien usa el equipo.
• Mantén la proporción. Cobrar el precio de un portátil nuevo por uno con tres años de uso es difícil de justificar. El costo de la reparación o el valor de mercado de un usado son referencias más razonables, y el valor contable que resulta de la amortización de equipos informáticos ayuda a tener el orden de magnitud.
• Cuidado con el finiquito. Muchos ordenamientos restringen los descuentos en la liquidación final. Acuerda por escrito cualquier importe en lugar de descontarlo de forma unilateral.

Este apartado describe prácticas generales y no sustituye el asesoramiento sobre un caso concreto.

Devolución y salida de la empresa

La devolución cierra el ciclo que abrió el acta. Antes de la conversación de salida, reúne todo lo que tiene la persona: en Invbox, basta escribir su nombre en el buscador de la lista de activos o filtrar por responsable. Con esa lista a mano, una rutina corta evita que la devolución acabe en una caja olvidada en recepción:

1. Revisa cada elemento del acta por número de serie, incluidos los accesorios.
2. Compara el estado actual con el registrado en la entrega y fotografía lo que cambió.
3. Confirma que las cuentas personales se desvincularon del móvil y del portátil.
4. Copia los datos corporativos que haya que conservar, según la política de la empresa.
5. Completa el registro de devolución y recoge las dos firmas.
6. Actualiza el estado del equipo en el inventario: en almacén, en reparación o pendiente de evaluación.

Si algo no volvió, registra el pendiente con fecha y acuerda el plazo por escrito. Los pendientes sin registro suelen aparecer en el siguiente inventario, cuando la persona se fue hace meses.

Dónde guardar el acta y cómo mantener el control

El acta firmada se archiva en el expediente de la persona, en papel escaneado o con firma electrónica. En la Unión Europea, el Reglamento eIDAS establece que no se pueden negar efectos jurídicos a una firma por el solo hecho de ser electrónica, y la mayoría de los países de América Latina tiene leyes de firma electrónica con reglas parecidas. Como el documento contiene datos personales, limita el acceso a quien lo necesite; en la Unión Europea, el RGPD también se aplica a estos registros.

Una carpeta de actas prueba cada entrega, pero tarda en responder una pregunta sencilla como “¿quién tiene el portátil PAT-0142?”. Esa respuesta sale del inventario, que hay que actualizar cada vez que se firma o se cierra un acta. La guía sobre cómo hacer un inventario de TI explica qué campos usar.

En Invbox, el buscador de la lista de activos encuentra el equipo por etiqueta de activo, número de serie o nombre del responsable. Cambiar el responsable de un activo genera una transferencia en su historial, con el nombre anterior, el nuevo, la fecha y la hora. Como esa fecha es la de la edición, actualiza el registro el mismo día en que se firma el acta. El documento firmado se guarda fuera del sistema; una nota en el campo de observaciones del activo, con la fecha del acta vigente y dónde está archivada, acorta la búsqueda cuando alguien la necesite.

Errores frecuentes

• Acta sin número de serie. Sin él, no hay forma de probar qué equipo se entregó.
• Firmada solo al incorporarse. La persona cambia de portátil dos años después y el documento sigue describiendo el anterior.
• Cláusula de descuento total. Cobrar el precio completo de un equipo nuevo, sin revisión, invita a reclamaciones y puede no ser legal donde operas.
• Accesorios fuera de la lista. Los cargadores desaparecen y nadie sabe quién los tenía.
• Devolución sin registro. El acta sigue abierta y la persona que devolvió todo se queda sin comprobante.

Con el acta resuelta, el siguiente paso es identificar físicamente cada equipo. La guía de control de activos fijos de TI explica cómo numerar los equipos y elegir entre etiquetas de inventario tradicionales y etiquetas con código QR.