Termo de responsabilidade de equipamentos: modelo para notebook e celular
Modelo de termo de responsabilidade para entregar notebook, celular corporativo e outros equipamentos ao colaborador, com os campos necessários e os limites para cobrar danos.
O termo de responsabilidade de equipamentos é o documento que o colaborador assina ao receber um notebook, um celular ou outro bem da empresa. Nele ficam registrados o que foi entregue, em que estado, para qual finalidade e o que acontece se o equipamento for perdido, danificado ou não voltar no desligamento. Mais abaixo há um modelo pronto para adaptar, com as mudanças necessárias para celular corporativo e trabalho remoto.
Para a TI, o termo assinado também é a prova de entrega. Ele mostra com quem cada equipamento ficou a partir de que data, que é a informação registrada na fase de entrega e uso do ciclo de vida de ativos de TI.
Quando usar
Um termo novo deve ser assinado sempre que um bem da empresa passa para as mãos de uma pessoa:
- na admissão, junto com o kit de trabalho;
- na troca de equipamento, quando o termo anterior é encerrado e outro é assinado para o aparelho novo;
- no empréstimo temporário, como o notebook reserva usado enquanto o titular está no conserto;
- na entrega de itens para trabalho remoto, como monitor, headset ou cadeira.
Estagiários e prestadores de serviço também assinam. Para eles, que não são empregados, o termo funciona como anexo do contrato de estágio ou de prestação de serviços, e as regras de desconto em salário descritas adiante não se aplicam da mesma forma.
O que o termo precisa ter
| Campo | Para que serve |
|---|---|
| Identificação da empresa e do colaborador | Saber quem entregou e quem recebeu. Nome, matrícula e cargo costumam bastar; se a empresa não precisa do CPF, não peça. |
| Descrição de cada item | Tipo, marca, modelo, número de série e número de patrimônio. “Um notebook Dell” não identifica nada. |
| Acessórios | Carregador, mochila e mouse são os primeiros itens a faltar na devolução quando não estão listados. |
| Estado na entrega | Riscos, marcas na tela, bateria fraca. Fotos anexadas evitam discussão na devolução. |
| Finalidade e regras de uso | Uso profissional, se o uso pessoal é permitido, proibição de emprestar a terceiros. |
| Obrigações do colaborador | Guardar com cuidado, avisar sobre defeito, perda ou roubo, não mandar consertar por conta própria. |
| Regra para danos | Em que situações a empresa pode descontar o prejuízo. Sem essa cláusula, o desconto fica restrito aos casos de dolo. |
| Devolução | Quando e como devolver, incluindo o prazo no desligamento. |
| Data, local e assinaturas | Do colaborador e de quem fez a entrega. |
Modelo de termo de responsabilidade para notebook
Copie o texto, troque o que está entre colchetes e ajuste as cláusulas à política da empresa.
TERMO DE RESPONSABILIDADE PELA GUARDA E USO DE EQUIPAMENTO
Empresa: [razão social], CNPJ [número], doravante EMPRESA.
Colaborador: [nome completo], matrícula [número], cargo [cargo], área [área], doravante COLABORADOR.
1. Equipamento entregue. O COLABORADOR declara ter recebido nesta data, em funcionamento e no estado descrito abaixo, o seguinte equipamento:
- Tipo: notebook
- Marca e modelo: [ ]
- Número de série: [ ]
- Número de patrimônio: [ ]
- Acessórios: [carregador, mochila, mouse]
- Estado na entrega: [ex.: sem avarias / risco na tampa / bateria com autonomia reduzida]
2. Finalidade. O equipamento pertence à EMPRESA e destina-se à execução das atividades profissionais do COLABORADOR. [Se a empresa permitir uso pessoal, descreva aqui os limites.]
3. Obrigações. O COLABORADOR se compromete a:
a) zelar pela guarda e conservação do equipamento e dos acessórios;
b) não emprestar nem ceder o equipamento a terceiros;
c) não abrir o equipamento nem encaminhá-lo para conserto fora dos canais indicados pela EMPRESA;
d) não remover etiquetas de patrimônio ou de identificação;
e) comunicar à EMPRESA, em até [24 horas], qualquer defeito, dano, perda, furto ou roubo, apresentando boletim de ocorrência nos casos de furto ou roubo;
f) seguir a política de uso e de segurança da informação da EMPRESA.
4. Danos. Em caso de dano ao equipamento causado por dolo ou culpa do COLABORADOR, apurado pela EMPRESA com oportunidade de manifestação do COLABORADOR, fica autorizado o desconto do valor do reparo ou, se o reparo não for possível, do valor de mercado de equipamento equivalente no estado em que se encontrava, observados os limites legais. Não serão cobrados o desgaste natural, os defeitos de fabricação e as perdas por furto ou roubo comprovados em que não haja culpa do COLABORADOR.
5. Devolução. O COLABORADOR devolverá o equipamento e os acessórios, no estado em que os recebeu, ressalvado o desgaste natural, sempre que solicitado e, obrigatoriamente, até [x dias úteis] após o encerramento do contrato.
6. Dados. Arquivos e contas corporativas armazenados no equipamento pertencem à EMPRESA e não devem ser apagados pelo COLABORADOR antes da devolução. [Ajuste à política de segurança da informação.]
[Cidade], [data].
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COLABORADOR
____________________________
Responsável pela entrega (nome e cargo)
Registro de devolução
Data: [ ] · Estado do equipamento: [ ] · Acessórios devolvidos: [ ] · Pendências: [ ]
Assinaturas do COLABORADOR e de quem recebeu.
Termo de responsabilidade para celular corporativo
O celular pede alguns campos e cláusulas a mais:
- IMEI do aparelho, que aparece ao discar
*#06#. Ele é o identificador usado pela operadora para bloquear um aparelho roubado. - Número da linha, operadora e plano, quando o chip também é da empresa.
- Senha de bloqueio obrigatória e proibição de remover o gerenciamento remoto, se a empresa usar um.
- Regra para a conta pessoal. No iPhone, um Apple ID pessoal ativa o Bloqueio de Ativação, e no Android a conta Google faz algo parecido com a proteção de redefinição de fábrica. Se o colaborador sair sem desvincular a conta, o aparelho volta travado. O termo pode exigir a desvinculação na devolução, ou a empresa pode configurar o aparelho com contas corporativas desde o início.
- Comunicação imediata de perda ou roubo, para que a linha e o aparelho sejam bloqueados.
- Uso da franquia, se houver regra para ligações internacionais, roaming ou consumo acima do plano.
Vale um cuidado com a jornada. O termo trata da guarda do aparelho e não deve ser usado para impor disponibilidade fora do expediente. Pela Súmula 428 do TST, o fornecimento do celular pela empresa, por si só, não caracteriza sobreaviso. Regras de plantão e acionamento, se existirem, ficam em documento próprio, orientado por quem cuida da área trabalhista.
Termo para trabalho remoto
Quem trabalha de casa costuma receber outros itens além do notebook. O artigo 75-D da CLT exige que a responsabilidade pela compra, manutenção e fornecimento dos equipamentos do trabalho remoto, assim como o reembolso de despesas, esteja prevista em contrato escrito. O mesmo artigo diz que esses itens não integram a remuneração.
Na prática, o termo de responsabilidade pode listar os equipamentos entregues e fazer referência ao contrato ou aditivo de teletrabalho, onde fica a regra de manutenção e reembolso. Inclua também:
- o endereço onde os equipamentos vão ficar;
- quem organiza e paga o envio na entrega, na manutenção e na devolução;
- o que fazer quando o equipamento precisa de conserto, já que o colaborador não tem como passar na mesa da TI.
O que a empresa pode cobrar em caso de dano
A regra geral do artigo 462 da CLT proíbe descontos no salário, com poucas exceções. Uma delas, no § 1º, trata de dano causado pelo empregado: o desconto é permitido quando houve dolo ou quando a possibilidade de desconto foi acordada. A cláusula de danos do termo serve para registrar esse acordo nos casos de culpa, como deixar o notebook no banco do carro e ter o vidro quebrado.
Mesmo com a cláusula assinada, alguns limites continuam valendo:
- O dano precisa ser apurado. Registre o que aconteceu, ouça o colaborador e guarde o laudo ou orçamento do conserto. Cobrança automática, sem apuração, é o ponto mais frágil numa eventual discussão.
- Desgaste e defeito ficam com a empresa. O artigo 2º da CLT define o empregador como quem assume os riscos da atividade econômica. Bateria que perdeu capacidade e tela que parou sozinha não entram na conta do colaborador.
- O valor precisa ser proporcional. Cobrar o preço de um notebook novo por um aparelho com três anos de uso é difícil de justificar. O custo do reparo ou o valor de mercado do usado são referências mais defensáveis, e o valor contábil, calculado pela depreciação de equipamentos de informática, ajuda a dar a ordem de grandeza.
- Na rescisão há teto. O § 5º do artigo 477 limita a compensação no pagamento das verbas rescisórias ao equivalente a um mês de remuneração.
Este texto resume as regras gerais e não substitui a análise de um caso concreto.
Devolução e desligamento
A devolução fecha o ciclo aberto pelo termo. Antes da conversa de desligamento, levante tudo o que está com a pessoa: no Invbox, basta digitar o nome dela na busca da lista de ativos ou filtrar pelo responsável. Com essa lista em mãos, um roteiro curto evita que a devolução vire uma caixa deixada na recepção:
- Confira cada item listado no termo, pelo número de série, incluindo os acessórios.
- Compare o estado atual com o registrado na entrega e fotografe o que mudou.
- Confirme que contas pessoais foram desvinculadas do celular e do notebook.
- Faça a cópia dos dados corporativos que precisam ser mantidos, conforme a política da empresa.
- Preencha o registro de devolução e colha as duas assinaturas.
- Atualize o status do equipamento no inventário: em estoque, em manutenção ou aguardando avaliação.
Se algo não voltou, registre a pendência com data e combine o prazo por escrito. Pendência sem registro costuma ser descoberta só no próximo inventário, quando a pessoa já saiu há meses.
Onde guardar o termo e como manter o controle
O termo assinado fica no arquivo do colaborador, em papel digitalizado ou com assinatura eletrônica. Entre particulares, a assinatura eletrônica é aceita como prova quando as partes a admitem como válida, conforme o art. 10, § 2º, da Medida Provisória 2.200-2/2001. Como o documento traz nome e dados de contrato, trate-o como dado pessoal: acesso restrito a quem precisa.
A pasta de termos prova cada entrega, só que demora a responder a uma pergunta simples como “com quem está o notebook PAT-0142?”. Essa resposta vem do inventário, que precisa ser atualizado a cada termo assinado ou encerrado. O passo a passo de como fazer um inventário de TI mostra os campos para isso.
No Invbox, a busca da lista de ativos encontra o equipamento pelo número de patrimônio, pelo número de série ou pelo nome do responsável. Trocar o responsável no cadastro gera uma transferência no histórico do ativo, com o nome anterior, o novo, a data e a hora. Como essa data é a da edição, atualize o cadastro no mesmo dia em que o termo é assinado. O documento assinado continua guardado fora do sistema; uma anotação no campo Observação do ativo, com a data do termo vigente e o lugar onde ele está arquivado, encurta a busca quando alguém precisar dele.
Erros comuns
- Termo sem número de série. Sem ele, não há como provar qual aparelho foi entregue.
- Termo assinado só na admissão. A pessoa troca de notebook dois anos depois e o documento continua descrevendo o aparelho antigo.
- Cláusula de desconto integral. Cobrar o valor total de um equipamento novo, sem apuração, abre espaço para questionamento.
- Acessórios fora da lista. Carregadores somem e ninguém consegue dizer quem estava com eles.
- Devolução sem registro. O termo continua aberto, e o colaborador que devolveu tudo fica sem comprovante.
Com o termo resolvido, o próximo passo é identificar fisicamente cada equipamento. O guia de controle patrimonial de equipamentos de TI mostra como numerar os bens e escolher entre plaqueta e etiqueta com QR Code.
