Como fazer um inventário de TI: passo a passo para pequenas empresas

Fazer um inventário de TI é levantar todos os equipamentos e softwares da empresa, registrar as informações de cada um e confirmar quem é o responsável. O levantamento em si leva de algumas horas a poucos dias, dependendo do tamanho da operação. A parte que dá trabalho de verdade vem depois: manter o registro correto quando as pessoas trocam de mesa, saem da empresa ou mandam a máquina para o conserto.

Este roteiro foi pensado para empresas que nunca fizeram um inventário completo ou que têm uma planilha antiga e pouco confiável. O inventário é o primeiro passo da gestão de ativos de TI: sem ele, não dá para controlar custos, garantias nem responsáveis.

Antes de começar: o que você vai precisar

• Uma lista de colaboradores ativos, com área e local de trabalho (presencial, remoto ou híbrido).
• Notas fiscais ou relatórios de compra dos últimos anos, se existirem. Ajudam a recuperar data e valor de compra.
• Acesso aos painéis administrativos das assinaturas de software (e-mail, pacote de escritório, antivírus).
• Um lugar para registrar os dados com os campos já definidos antes de sair contando equipamentos.

Etapa 1: defina o escopo

Decida o que entra nesta rodada. Uma divisão que costuma funcionar:

Periféricos de baixo valor (mouse, teclado, cabos) normalmente ficam de fora. Se a empresa quiser registrar a entrega desses itens, faça isso no termo de responsabilidade de equipamentos, sem acompanhar cada unidade.

Etapa 2: escolha os campos

Campos demais atrasam o levantamento e acabam vazios. Comece com estes:

O número de série é o campo que identifica o equipamento sem ambiguidade. Nome do computador na rede muda quando alguém reinstala o sistema; o número de série, não.

Etapa 3: faça o levantamento físico

Com os campos definidos, vá até os equipamentos. Três cuidados fazem diferença:

Leia o número de série na etiqueta, não no sistema. Em notebooks, a etiqueta fica embaixo do equipamento; em desktops, na lateral ou atrás do gabinete. Fotografar a etiqueta evita erro de digitação e serve de comprovante.

Confirme o responsável com a própria pessoa. O nome que está na planilha antiga pode estar errado. Pergunte também se ela tem outro equipamento da empresa em casa.

Registre o que está parado. Armários, salas de reunião e a mesa de quem saiu da empresa costumam guardar notebooks, monitores e celulares esquecidos. Eles entram com status “em estoque” ou “aguardando avaliação”.

Para quem trabalha remoto, envie uma mensagem pedindo foto da etiqueta de cada equipamento e confirmação do modelo. Dê um prazo curto, de dois ou três dias úteis.

Etapa 4: cruze com as compras

Compare o que foi encontrado com as notas fiscais e relatórios de compra. As diferenças mostram duas situações:

• Comprado e não encontrado: pode estar com alguém que não foi consultado, em conserto ou perdido. Abra uma pendência para cada item.
• Encontrado e sem registro de compra: pode ser equipamento pessoal usado no trabalho, doação ou compra feita por outra área. Decida se ele entra no controle.

Esse cruzamento é a etapa que mais revela problemas e a mais pulada.

Etapa 5: levante softwares e assinaturas

Nos painéis administrativos de cada serviço, anote quantas licenças estão contratadas, quantas estão atribuídas e a quem, além da data de renovação. Compare a lista de usuários com a de colaboradores ativos: contas de pessoas que já saíram aparecem aqui.

Licenças instaladas diretamente nos computadores (softwares de engenharia, design ou contabilidade, por exemplo) exigem conferir máquina por máquina ou usar uma ferramenta de levantamento automático.

Etapa 6: combine como o inventário vai continuar certo

O levantamento é uma fotografia. Para ele continuar valendo, cada mudança precisa ser registrada quando acontece:

1. Entrega de equipamento: registrar responsável e data; colher assinatura no termo de responsabilidade.
2. Devolução: registrar data, estado do equipamento e novo status.
3. Envio para manutenção: registrar fornecedor, motivo e previsão de retorno.
4. Descarte ou venda: registrar data, destino e quem autorizou.

Uma conferência geral a cada seis meses, comparando o registro com o que existe de fato, corrige o que escapou. Em empresas com muita rotatividade, faça a cada trimestre.

Erros que fazem o inventário perder valor

• Começar sem campos definidos. Cada pessoa anota de um jeito e o resultado não pode ser comparado.
• Usar o nome da máquina como identificador. Ele muda; o número de série é o identificador estável.
• Não registrar o histórico. Sobrescrever o responsável apaga quem estava com o equipamento antes.
• Deixar a atualização para depois. Uma semana sem registrar entregas e devoluções já gera divergências.

Boa parte desses problemas vem da ferramenta usada. Se o inventário está numa planilha compartilhada, vale ler sobre as limitações da planilha de inventário de TI antes de decidir se ela ainda atende.

Quanto tempo leva

Depende do número de equipamentos, de quantas pessoas trabalham remoto e do estado dos registros anteriores. Como referência de planejamento, conte com algumas horas para definir campos e preparar a lista, o tempo de percorrer os locais físicos e alguns dias de espera pelas respostas de quem está remoto. O cruzamento com as compras costuma levar mais do que o previsto quando as notas fiscais estão espalhadas.

Depois do primeiro inventário, o processo de gestão continua com o acompanhamento do ciclo de vida de cada equipamento, da compra ao descarte.