Software para inventário de TI gratuito: como sair da planilha sem gastar nada

Quase todo inventário de TI de empresa pequena começa numa planilha. Alguém lista os notebooks, anota o número de série de uns, o responsável de outros, e por alguns meses aquilo funciona. Depois um funcionário sai, um equipamento vai para conserto e não volta para a lista, uma licença vence sem ninguém perceber. Quando perguntam quantos computadores a empresa tem e com quem estão, a resposta exige uma tarde de conferência.

Quem procura um software para inventário de TI gratuito costuma querer resolver isso sem abrir um projeto de implantação nem pedir orçamento à diretoria. Antes de escolher a ferramenta, convém saber o que um inventário precisa registrar. Existem alternativas sem custo, e o plano gratuito do Invbox atende empresas com até 20 equipamentos.

O que um inventário de TI precisa registrar

Um inventário útil responde a três perguntas sobre cada equipamento: o que é, onde está e com quem está. O resto serve para decidir quando consertar, quando trocar e quanto aquilo ainda vale.

Isso significa guardar para cada ativo o nome e a categoria (notebook, celular, switch, nobreak, licença de software), o número de série e o número de patrimônio, o responsável, a localidade e o departamento, o fornecedor, a nota fiscal, a data e o preço de aquisição e o fim da garantia. Para software, entra a quantidade de licenças. O guia como fazer um inventário de TI detalha cada campo e a ordem do levantamento.

Além do estado atual, um inventário guarda o histórico de cada equipamento. Saber que o notebook PAT-0042 está hoje com a Ana vale pouco se ninguém souber que antes ele estava com o João, que passou por manutenção em março e que custou R$ 380 de reparo. Planilhas só guardam o estado atual; cada alteração apaga a anterior. Esse e outros limites estão no artigo sobre a planilha de inventário de TI.

Há também um motivo de conformidade. O CIS Controls v8 abre com dois controles de inventário, um para hardware e outro para software, e a ISO/IEC 27001:2022 traz o controle 5.9, que exige um inventário de informações e ativos associados com responsáveis definidos. Em incidentes de segurança e em avaliações de aderência à LGPD, a primeira pergunta costuma ser onde os dados estão e em quais equipamentos. Sem inventário, a empresa não tem como responder.

As opções gratuitas e o custo que não aparece no preço

Gratuito, em inventário de TI, quer dizer três coisas diferentes.

As ferramentas open source são maduras e completas, mas o “grátis” vale apenas para a licença. Alguém precisa manter o servidor no ar, aplicar atualizações de segurança e cuidar do backup. Para uma empresa de 15 pessoas sem analista de TI dedicado, esse trabalho costuma custar mais que uma assinatura.

O SaaS com plano gratuito resolve o problema de outro jeito. Não há nada para instalar, e a empresa só paga se crescer além do limite. O Invbox segue esse modelo.

Como o Invbox funciona no plano gratuito

O Invbox é um software de inventário de TI oferecido no modelo SaaS, feito para pequenas e médias empresas. O plano Free custa R$ 0 e cobre até 20 ativos. A conta fica pronta em menos de dois minutos, e o sistema roda no navegador, sem instalação.

Cada equipamento ganha uma ficha com os campos que importam: categoria e subcategoria, status, número de patrimônio gerado automaticamente com o prefixo da sua empresa (PAT-0001, PAT-0002…), número de série, responsável, localidade, departamento, fornecedor, nota fiscal, data e preço de aquisição e fim da garantia. Nela, a garantia aparece como contagem regressiva: “150 dias restantes”. Se a empresa já usa plaquetas, o artigo sobre controle patrimonial de equipamentos de TI mostra como aproveitar a numeração existente.

Os ativos se dividem em 11 categorias já prontas, de computadores e notebooks a equipamentos de rede, infraestrutura, software, serviços em nuvem e segurança. Você pode criar subcategorias próprias, como “Headset” dentro de Periféricos. Cada ativo tem um de quatro status: ativo, em manutenção, inativo ou descartado.

Toda alteração vira um evento na linha do tempo do ativo. Se o notebook muda de responsável, o registro mostra “Responsável alterado de João para Ana”, com data e hora. Manutenções entram com descrição, data e custo, e o painel soma quanto a empresa gastou com reparos por mês.

O painel inicial traz dois recursos que planilha nenhuma oferece. A Saúde do inventário dá uma nota percentual à qualidade do cadastro e lista os problemas encontrados, como equipamentos com mais de quatro anos ou sem fornecedor; um clique em Corrigir abre a lista já filtrada. O Valor estimado dos ativos calcula a depreciação por tipo de equipamento e mostra quanto o parque de TI vale hoje em relação ao que custou.

Quando vale passar para o Pro

Vinte ativos atendem um escritório pequeno ou servem para testar o sistema com os equipamentos mais críticos. Quando o parque passa disso, o plano Pro custa R$ 9 por mês e sobe o limite para 1.000 ativos. Acima de 1.000, há o plano Personalizado, sob consulta.

O Pro acrescenta os recursos que pesam quando o inventário cresce. A importação de planilhas em CSV e Excel já existe no plano gratuito; no Pro ela vira importação em lote de até 300 linhas, com mapeamento de colunas e revisão das linhas com erro antes de gravar, e quem já tem uma planilha grande migra tudo de uma vez. O QR Code colado no equipamento leva direto à ficha do ativo, e as exportações em PDF e Excel respeitam os filtros aplicados na tela, o que facilita levar a lista de um departamento para uma reunião ou para a contabilidade.

Como montar o inventário em uma tarde

1. Crie a conta gratuita em invbox.com.br e, em Configurações, defina o nome da empresa e o prefixo do número de patrimônio.
2. Comece pelos equipamentos que são mais difíceis de controlar e são essenciais à empresa, tais como notebooks, celulares corporativos, servidores e licenças de software.
3. Em Ativos, clique em Novo Ativo e preencha nome, categoria, série, responsável e localidade. Se tiver a nota fiscal à mão, registre preço, data de compra e fim da garantia.
4. Abra o Dashboard e veja a Saúde do inventário. Use o botão Corrigir para completar os cadastros que ficaram sem fornecedor ou outra informação.
5. A partir daí, toda troca de responsável, mudança de local ou reparo passa pela ficha do ativo. O histórico se monta sozinho.

Para quem já tem uma planilha, o Invbox importa arquivos CSV e Excel. Vale baixar o modelo e testar com cinco ou dez linhas antes de subir a base inteira.

Perguntas frequentes

O plano gratuito do Invbox tem custo escondido?

Não. O Free custa R$ 0 e permite cadastrar até 20 ativos. A cobrança só começa se você escolher o Pro.

Preciso instalar alguma coisa?

Não. O Invbox funciona no navegador, no computador ou no celular.

O sistema descobre os equipamentos da rede sozinho?

Não. O cadastro é feito pela tela ou por importação de planilha. Para empresas pequenas, isso costuma ser vantagem, já que não há agente para instalar em cada máquina nem permissão de rede para configurar.

Dá para controlar licenças de software e assinaturas na nuvem?

Sim. A categoria Software registra a quantidade de licenças de cada item, e há uma categoria própria para serviços como Microsoft 365, Google Workspace e AWS.

Consigo saber quanto meus equipamentos valem hoje?

Sim. O painel estima o valor atual de cada ativo com base na depreciação por tipo de equipamento e mostra a perda acumulada por categoria.

Comece pelo que você já tem

Se hoje o controle dos equipamentos depende de uma planilha ou da memória de alguém, cadastre os 20 ativos mais importantes no plano gratuito e veja o painel montar o retrato do seu parque de TI.