Depreciação de equipamentos de informática: taxa, vida útil e cálculo
Qual a taxa de depreciação de computadores, notebooks e impressoras, como calcular mês a mês, o que muda para bens usados e em que regimes a depreciação reduz o imposto.
Pela tabela da Receita Federal, computadores e notebooks têm vida útil de 5 anos e taxa de depreciação de 20% ao ano. Impressoras ficam com 10 anos e 10% ao ano. Um notebook comprado por R$ 5.400 perde, assim, R$ 90 de valor contábil por mês até chegar a zero, sessenta meses depois de entrar em uso. O cálculo é simples; os detalhes que costumam gerar dúvida estão em quando começar a contar, o que fazer com equipamento usado e itens baratos, e se isso muda o imposto da empresa.
O que é depreciação
Depreciação é o registro contábil da perda de valor de um bem por desgaste, uso e obsolescência. Em vez de lançar o preço inteiro do notebook como despesa no mês da compra, a empresa distribui esse custo pelos anos em que o equipamento vai trabalhar. O dinheiro já saiu do caixa na compra; a depreciação apenas reparte esse gasto no resultado de cada período.
O Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 9.580/2018, art. 317) admite a depreciação como custo ou encargo e fixa duas regras práticas: a quota começa a contar quando o bem é instalado ou posto em uso, e o total depreciado nunca pode passar do custo de aquisição.
Taxas e vida útil dos equipamentos de informática
As taxas fiscais estão no Anexo III da Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017, organizadas pela posição do bem na NCM:
| Equipamento | Posição NCM | Vida útil | Taxa anual |
|---|---|---|---|
| Computadores, notebooks, servidores e suas unidades | 8471 | 5 anos | 20% |
| Impressoras e multifuncionais (exceto as da posição 8471) | 8443 | 10 anos | 10% |
| Aparelhos para telefonia | 8517 | 5 anos | 20% |
Dois avisos sobre a tabela. A linha da posição 8517 foi retificada em abril de 2017 para 5 anos, e a descrição ainda usa a redação antiga, centrada em telefones com fio; o enquadramento de smartphones nessa posição deve ser confirmado com o contador. Monitores também não têm linha própria na tabela, e o mesmo vale para eles.
Taxa fiscal e vida útil contábil
A tabela da Receita é a referência para o imposto de renda. O próprio regulamento (art. 320) permite usar outra taxa, desde que a empresa prove que ela corresponde ao uso real do bem. Na contabilidade, o pronunciamento CPC 27 (Ativo Imobilizado) pede que a vida útil seja estimada pela empresa e revisada pelo menos no fim de cada exercício. Muitas empresas pequenas usam a taxa fiscal também nos livros, por simplicidade. Quem define o critério é o contador.
Como calcular a depreciação
O método mais usado é o linear, com a mesma quota todos os meses:
Depreciação anual = (custo de aquisição − valor residual) ÷ vida útil em anos
Depreciação mensal = depreciação anual ÷ 12
O custo de aquisição é o valor da nota fiscal somado aos gastos necessários para deixar o bem pronto para uso, como frete e instalação. Impostos que a empresa recupera como crédito ficam de fora. Valor residual é quanto a empresa espera obter pelo bem no fim da vida útil; no cálculo fiscal ele costuma ser zero.
Exemplo com um notebook
Um notebook custou R$ 5.400, ficou alguns dias no estoque e foi entregue ao colaborador em março de 2025. Sem valor residual:
- depreciação anual: R$ 5.400 × 20% = R$ 1.080;
- depreciação mensal: R$ 1.080 ÷ 12 = R$ 90.
Contando a partir de março de 2025:
| Data | Depreciação acumulada | Valor contábil |
|---|---|---|
| 31/12/2025 | R$ 900 | R$ 4.500 |
| 31/12/2026 | R$ 1.980 | R$ 3.420 |
| 31/12/2027 | R$ 3.060 | R$ 2.340 |
| 31/12/2028 | R$ 4.140 | R$ 1.260 |
| 31/12/2029 | R$ 5.220 | R$ 180 |
| 28/02/2030 | R$ 5.400 | R$ 0 |
O mês de início importa. Se o notebook tivesse ficado seis meses na caixa, a depreciação começaria seis meses depois, porque o regulamento conta a partir de quando o bem é posto em serviço. Por isso o status “em estoque” e a data de entrega registrados no inventário também servem à contabilidade.
Equipamentos comprados usados
Para bens adquiridos usados, o art. 322 do regulamento manda usar o maior entre dois prazos: metade da vida útil de um bem novo ou o tempo de vida útil que ainda resta, contado desde a primeira instalação do bem.
Para um computador, metade da vida útil de um novo dá 2,5 anos. Assim:
- um notebook com 2 anos de uso ainda tem 3 anos restantes. Como 3 é maior que 2,5, a depreciação é feita em 3 anos (cerca de 33,3% ao ano);
- um notebook com 4 anos de uso teria só 1 ano restante. Vale então o prazo de 2,5 anos, ou 40% ao ano.
Itens de pequeno valor
Mouse, teclado, headset e webcam raramente são depreciados. O art. 313 do regulamento permite lançar como despesa direta o bem com valor unitário de até R$ 1.200 ou com vida útil de até um ano. Há uma ressalva: se a atividade exige um conjunto desses bens funcionando junto, o conjunto não pode ser desmembrado para que cada peça caiba no limite.
A regra é fiscal e não impede que a empresa controle esses itens. Um headset caro ou um celular antigo usado só para autenticação podem merecer número de patrimônio mesmo sem depreciação, como explica o guia de controle patrimonial de equipamentos de TI.
Quando a depreciação reduz o imposto
O efeito depende do regime tributário:
- Lucro Real. O imposto de renda e a CSLL são calculados sobre o lucro, e a quota de depreciação é dedutível. Cada quota lançada reduz o imposto devido.
- Lucro Presumido e Simples Nacional. Os tributos do dia a dia são calculados sobre a receita. A depreciação mensal não muda o valor a pagar.
Mesmo sem efeito no imposto mensal, a depreciação aparece no balanço e entra no resultado quando o equipamento é vendido, porque o ganho ou a perda é a diferença entre o preço de venda e o valor contábil. Confirme com o contador como a venda de bens do ativo é tributada no regime da sua empresa.
Valor contábil e a hora de trocar o equipamento
Um notebook com valor contábil zerado pode continuar funcionando bem por mais alguns anos. O contrário também acontece: um equipamento com dois anos de uso pode estar lento demais para o trabalho da pessoa. A decisão de substituir depende de custo de manutenção, garantia, suporte do sistema operacional e produtividade, critérios explicados no texto sobre o ciclo de vida de ativos de TI. No Invbox, o painel de saúde do inventário aponta os ativos com mais de quatro anos e abre a lista deles, para que a avaliação de troca comece por esses equipamentos.
O valor contábil ajuda em outras decisões. Somando os equipamentos que chegam ao fim da vida útil fiscal em cada trimestre, a empresa enxerga com antecedência quando vai precisar comprar. E, quando um equipamento é danificado por um colaborador, ele dá uma referência de valor mais razoável do que o preço de um aparelho novo, tema tratado no artigo sobre o termo de responsabilidade de equipamentos.
Como acompanhar sem uma planilha de depreciação
Os dados que o cálculo pede são os mesmos do inventário: tipo do bem, valor e data de compra, data em que entrou em uso e data de baixa. Manter uma planilha separada só para depreciação duplica o trabalho e cria duas versões do mesmo número.
O Invbox calcula a depreciação estimada de cada ativo a partir do preço e da data de aquisição informados no cadastro. O painel mostra o valor inicial dos equipamentos, o valor atual estimado e a perda acumulada, por categoria e item a item. Equipamentos descartados saem da conta.
Essa estimativa segue regras próprias: as taxas variam por tipo de ativo e o valor nunca fica abaixo de 15% do preço original, como o próprio painel informa. O resultado não coincide com o cálculo fiscal mostrado neste texto, que leva o notebook a zero em cinco anos. A estimativa do sistema serve para acompanhar o patrimônio e planejar compras. O lançamento contábil continua com o contador, que trabalha com a taxa e a convenção adotadas pela empresa.
