Amortización de equipos informáticos: coeficientes, vida útil y cálculo

En España, la tabla oficial del Impuesto sobre Sociedades fija para los equipos para procesos de información (ordenadores, portátiles, servidores) un coeficiente de amortización máximo del 25 % anual y un período máximo de 8 años. Con el coeficiente máximo, un portátil de 1.200 € se amortiza en cuatro años, a razón de 25 € al mes. Este artículo usa España y la normativa contable europea como referencia; en América Latina, donde se habla más de depreciación, cada país tiene sus propias tablas, y las cifras de abajo no se aplican.

Qué es la amortización

La amortización es el registro contable de la pérdida de valor de un bien por el uso, el desgaste y la obsolescencia. En lugar de llevar todo el precio del portátil a gasto el mes de la compra, la empresa reparte ese costo entre los años en que el equipo va a trabajar. El dinero salió de la caja al comprar; la amortización reparte ese gasto en el resultado de cada ejercicio.

Coeficientes y vida útil de los equipos informáticos

La tabla está en el artículo 12.1.a) de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades, en el apartado de equipos electrónicos e informáticos:

La empresa no está obligada a usar el coeficiente máximo. El Reglamento del Impuesto sobre Sociedades (art. 4.1) permite cualquier coeficiente entre el máximo y el que resulta del período máximo. Para los equipos para procesos de información, eso va del 12,5 % (8 años) al 25 % (4 años).

La tabla no menciona impresoras, teléfonos móviles ni monitores. Encuadrarlos en “procesos de información” o en “equipos electrónicos” es una decisión que conviene tomar con el asesor fiscal y mantener igual para todos los elementos del mismo tipo.

Amortización fiscal y amortización contable

La tabla sirve para el impuesto. En la contabilidad, la norma de registro y valoración 2.ª del Plan General de Contabilidad pide amortizar de forma sistemática y racional según la vida útil y el valor residual del bien, y la Resolución del ICAC de 1 de marzo de 2013 exige revisar esas estimaciones como mínimo al cierre de cada ejercicio. Los grupos que aplican las NIIF siguen la NIC 16, que también pide revisar el valor residual y la vida útil al final de cada ejercicio. Cuando la cifra contable y la fiscal no coinciden, la diferencia se ajusta en el impuesto. Muchas pymes usan el coeficiente de la tabla también en las cuentas, por sencillez, pero quien define el criterio es el asesor contable.

Cómo calcular la amortización

El método más usado es el lineal, con la misma cuota cada mes:

Amortización anual = (precio de adquisición − valor residual) × coeficiente

Amortización mensual = amortización anual ÷ 12

El precio de adquisición es el de la factura más los gastos necesarios para poner el equipo en condiciones de funcionamiento, como el transporte o la instalación. El IVA que la empresa puede deducir no forma parte del precio. La amortización empieza cuando el equipo se pone en condiciones de funcionamiento, según el artículo 3.3 del Reglamento del Impuesto sobre Sociedades, y no en la fecha de la factura.

Ejemplo con un portátil

Un portátil costó 1.200 € sin IVA, pasó unos días en el almacén y se entregó a una persona en marzo de 2025. Sin valor residual y con el coeficiente máximo:

• amortización anual: 1.200 € × 25 % = 300 €;
• amortización mensual: 300 € ÷ 12 = 25 €.

Contando desde marzo de 2025:

El mes de inicio importa. Si el portátil hubiera pasado seis meses en la caja, la amortización empezaría seis meses después. Por eso el estado “en almacén” y la fecha de entrega que guarda el inventario también sirven a la contabilidad.

Otros métodos admitidos

Además del lineal, el artículo 12.1 de la ley admite el porcentaje constante sobre el valor pendiente de amortizar, los números dígitos, un plan propio aceptado por la Administración tributaria y cualquier otro importe que la empresa pueda justificar. Para equipos informáticos, el lineal suele ser suficiente y es el más fácil de seguir.

Equipos comprados de segunda mano

Para los elementos usados, el artículo 4.3 del Reglamento permite amortizar sobre el precio de compra hasta el doble de la cuota que resultaría del coeficiente lineal máximo. Si se conoce el precio original del equipo nuevo, también se puede tomar ese precio como base y aplicar el coeficiente máximo.

Un ejemplo: un portátil reacondicionado comprado por 600 € puede amortizarse hasta 300 € al año (600 € × 25 % × 2), es decir, en dos años. Las compras a empresas del mismo grupo siguen reglas especiales.

Elementos de poco valor

Ratones, teclados, auriculares y cámaras web rara vez se amortizan año a año. El artículo 12.3.e) de la ley permite la libertad de amortización para elementos nuevos del inmovilizado material de valor unitario no superior a 300 €, con un límite de 25.000 € por período impositivo. En la práctica, esos elementos se deducen en el ejercicio en que se compran. Si el período impositivo dura menos de un año, el límite se reduce en proporción.

La regla es fiscal y no impide que la empresa controle esos elementos. Unos auriculares caros o un móvil viejo que solo se usa para recibir códigos de verificación pueden merecer número de activo aunque no se amorticen, como explica la guía de control de activos fijos de TI.

Empresas de reducida dimensión

Las empresas cuya cifra de negocios del ejercicio anterior fue inferior a 10 millones de euros pueden acogerse al régimen de empresas de reducida dimensión (artículos 101 a 103 de la ley). Una de sus ventajas es la amortización acelerada: para elementos nuevos, el coeficiente lineal máximo de la tabla se puede multiplicar por 2. En un portátil nuevo, eso lleva el coeficiente al 50 % y la amortización completa a dos años.

El artículo 102 añade la libertad de amortización ligada a la creación de empleo, con requisitos propios. Como las condiciones cambian según la empresa, confirma con tu asesor si el régimen te conviene.

Valor contable y el momento de reemplazar el equipo

Un portátil con el valor contable en cero puede seguir funcionando bien varios años más. También ocurre lo contrario: un equipo con dos años de uso puede quedarse corto para el trabajo de la persona. La decisión de reemplazar depende del costo de mantenimiento, la garantía, el soporte del sistema operativo y la productividad, criterios explicados en el artículo sobre el ciclo de vida de los activos de TI. En Invbox, el panel de salud del inventario señala los activos con más de cuatro años y abre su lista, para que la evaluación de reemplazo empiece por esos equipos.

El valor contable ayuda en otras decisiones. Si sumas los equipos que llegan al final de su amortización cada trimestre, ves con antelación cuándo vas a tener que comprar. Y cuando una persona daña un equipo, ofrece una referencia de valor más razonable que el precio de uno nuevo, tema que trata el artículo sobre el acta de entrega y responsabilidad de equipos.

Cómo seguirlo sin una hoja de cálculo de amortizaciones

Los datos que pide el cálculo son los mismos del inventario: tipo de elemento, precio y fecha de compra, fecha de puesta en funcionamiento y fecha de baja. Llevar una hoja de cálculo aparte solo para la amortización duplica el trabajo y crea dos versiones de la misma cifra.

Invbox calcula una depreciación estimada de cada activo a partir del precio y la fecha de adquisición registrados en la ficha. El panel muestra el valor inicial de los equipos, el valor actual estimado y la pérdida acumulada, por categoría y activo por activo. Los equipos dados de baja quedan fuera de la cuenta.

Esa estimación sigue reglas propias: las tasas cambian según el tipo de activo y el valor nunca baja del 15 % del precio original, como indica el propio panel. El resultado no coincide con el cálculo fiscal de este artículo, que lleva el portátil a cero en cuatro años. La estimación del sistema sirve para seguir el patrimonio y planificar compras. El registro contable sigue en manos del asesor, que trabaja con el coeficiente y la convención que haya elegido la empresa.