Software de inventario de TI gratis: cómo dejar la hoja de cálculo sin gastar nada

Casi todo inventario de TI de una empresa pequeña empieza en una hoja de cálculo. Alguien anota los portátiles, el número de serie de unos y el responsable de otros, y durante unos meses funciona. Después un empleado se va, un equipo entra a reparación y no vuelve a la lista, una licencia vence sin que nadie se dé cuenta. Cuando preguntan cuántas computadoras tiene la empresa y quién las tiene, la respuesta lleva una tarde de revisión.

Quien busca un software de inventario de TI gratis suele querer resolver esto sin abrir un proyecto de implementación ni pedir presupuesto a la dirección. Antes de elegir la herramienta, conviene saber qué debe registrar un inventario. Hay alternativas sin costo, y el plan gratuito de Invbox cubre empresas de hasta 20 equipos.

Qué debe registrar un inventario de TI

Un inventario útil responde tres preguntas sobre cada equipo: qué es, dónde está y quién lo tiene. Lo demás sirve para decidir cuándo reparar, cuándo reemplazar y cuánto vale todavía.

Eso significa guardar de cada activo el nombre y la categoría (portátil, celular, switch, SAI o UPS, licencia de software), el número de serie y el número de activo, el responsable, la ubicación y el departamento, el proveedor, la factura, la fecha y el precio de compra y el fin de la garantía. En el software, se suma la cantidad de licencias. La guía cómo hacer un inventario de TI explica cada campo y el orden del levantamiento.

Además del estado actual, un inventario guarda el historial de cada equipo. Saber que el portátil PAT-0042 lo tiene hoy Ana sirve de poco si nadie sabe que antes lo tenía Juan, que pasó por mantenimiento en marzo y que la reparación costó 380 €. Las hojas de cálculo solo guardan el estado actual; cada cambio borra el anterior. Este y otros límites están en el artículo sobre la hoja de cálculo de inventario de TI.

También hay un motivo de cumplimiento. Los CIS Controls v8 empiezan con dos controles de inventario, uno de hardware y otro de software, y la ISO/IEC 27001:2022 incluye el control 5.9, que exige un inventario de la información y los activos asociados, cada uno con su responsable. Ante un incidente de seguridad o una revisión de cumplimiento de la ley de protección de datos de tu país, la primera pregunta suele ser dónde están los datos y en qué equipos. Sin inventario, la empresa no tiene cómo responder.

Las opciones gratis y el costo que no aparece en el precio

En inventario de TI, gratis quiere decir tres cosas distintas.

Las herramientas open source son maduras y completas, pero lo “gratis” vale solo para la licencia. Alguien tiene que mantener el servidor en marcha, aplicar las actualizaciones de seguridad y ocuparse de las copias de seguridad. En una empresa de 15 personas sin un técnico de TI dedicado, ese trabajo suele costar más que una suscripción.

El SaaS con plan gratuito resuelve el problema de otra manera. No hay nada que instalar, y la empresa solo paga si crece por encima del límite. Invbox sigue este modelo.

Cómo funciona Invbox en el plan gratuito

Invbox es un software de inventario de TI ofrecido como SaaS (software como servicio), pensado para pequeñas y medianas empresas. El plan Free no tiene costo y cubre hasta 20 activos. La cuenta queda lista en menos de dos minutos, y el sistema funciona en el navegador, sin instalación.

Cada equipo tiene una ficha con los campos que importan: categoría y subcategoría, estado, número de activo generado automáticamente con el prefijo de tu empresa (PAT-0001, PAT-0002…), número de serie, responsable, ubicación, departamento, proveedor, factura, fecha y precio de compra y fin de la garantía. La garantía aparece como una cuenta regresiva de los días que quedan. Si ya usas etiquetas de inventario, el artículo sobre el control de activos fijos de TI explica cómo aprovechar la numeración existente.

Los activos se reparten en 11 categorías ya creadas, desde computadoras y portátiles hasta equipos de red, infraestructura, software, servicios en la nube y seguridad. Puedes crear tus propias subcategorías, como “Auriculares” dentro de Periféricos. Cada activo tiene uno de cuatro estados: activo, mantenimiento, inactivo o descartado.

Cada cambio se convierte en un evento en la línea de tiempo del activo. Si el portátil cambia de responsable, el registro muestra el paso de Juan a Ana, con fecha y hora. Los mantenimientos se registran con descripción, fecha y costo, y el panel suma cuánto gastó la empresa en reparaciones cada mes.

El panel de inicio tiene dos funciones que ninguna hoja de cálculo ofrece. La salud del inventario da una nota en porcentaje a la calidad de los registros y enumera los problemas que encuentra, como equipos con más de cuatro años o sin proveedor; un clic abre la lista ya filtrada para corregirlos. El valor estimado de los activos calcula la amortización por tipo de equipo y muestra cuánto vale hoy el parque de TI frente a lo que costó.

Cuándo conviene pasar al Pro

Veinte activos alcanzan para una oficina pequeña o para probar el sistema con los equipos más importantes. Cuando el parque supera esa cifra, el plan Pro cuesta R$ 9 al mes (reales brasileños) y sube el límite a 1.000 activos. Por encima de 1.000, está el plan Personalizado, con precio a consultar.

El Pro suma las funciones que pesan cuando el inventario crece. La importación de hojas de cálculo en CSV y Excel ya forma parte del plan gratuito; en el Pro se convierte en una importación por lotes de hasta 300 filas, con asignación de columnas y revisión de las filas con error antes de guardar, así que quien ya tiene una hoja de cálculo grande la migra de una sola vez. El código QR pegado en el equipo lleva directo a la ficha del activo, y las exportaciones a PDF y Excel respetan los filtros aplicados en pantalla, lo que facilita llevar la lista de un departamento a una reunión o al contador.

Cómo armar el inventario en una tarde

1. Crea la cuenta gratuita en invbox.com.br y, en la configuración, define el nombre de la empresa y el prefijo del número de activo.
2. Empieza por los elementos más difíciles de controlar y esenciales para la empresa, como portátiles, celulares corporativos, servidores y licencias de software.
3. En la lista de activos, crea un activo nuevo y completa nombre, categoría, número de serie, responsable y ubicación. Si tienes la factura a mano, registra precio, fecha de compra y fin de la garantía.
4. Abre el panel y revisa la salud del inventario. Desde ahí completa los registros que quedaron sin proveedor u otro dato.
5. A partir de ese momento, cada cambio de responsable, de ubicación o cada reparación pasa por la ficha del activo. El historial se arma solo.

Si ya tienes una hoja de cálculo, Invbox importa archivos CSV y Excel. Conviene descargar la plantilla y probar con cinco o diez filas antes de subir toda la base.

Preguntas frecuentes

¿El plan gratuito de Invbox tiene costos ocultos?

No. El Free no tiene costo y permite registrar hasta 20 activos. El cobro solo empieza si eliges el Pro.

¿Tengo que instalar algo?

No. Invbox funciona en el navegador, en la computadora o en el celular.

¿El sistema descubre solo los equipos de la red?

No. Los activos se registran en pantalla o importando una hoja de cálculo. Para empresas pequeñas suele ser una ventaja: no hay que instalar un agente en cada equipo ni configurar permisos de red.

¿Puedo controlar licencias de software y suscripciones en la nube?

Sí. La categoría Software registra la cantidad de licencias de cada elemento, y hay una categoría propia para servicios como Microsoft 365, Google Workspace y AWS.

¿Puedo saber cuánto valen hoy mis equipos?

Sí. El panel estima el valor actual de cada activo según la amortización por tipo de equipo y muestra la pérdida acumulada por categoría.

Empieza por lo que ya tienes

Si hoy el control de los equipos depende de una hoja de cálculo o de la memoria de alguien, registra los 20 activos más importantes en el plan gratuito y deja que el panel arme el retrato de tu parque de TI.